Veranstaltungs-Support / Teamassistenz (w/m/d) in Teilzeit - 30h/Woche

Du arbeitest gern strukturiert, serviceorientiert und an der Schnittstelle zwischen Veranstaltungsgeschäft, kaufmännischen Abläufen und digitalen Systemen? Dann suchen wir dich als Veranstaltungs-Support zur Unterstützung des Geschäftsbereichs Veranstaltungsmanagement.

In dieser Funktion übernimmst du zentrale Supportaufgaben im Tagesgeschäft, unterstützt bei kaufmännischen Prozessen, arbeitest mit RUBIN und weiteren Systemen und bringst dich bei operativen Projekten und Sonderthemen des Geschäftsbereichs ein.

Die Arbeit ist sowohl an unserem Standort HP8 in Sendling als auch teilweise im Homeoffice möglich.

Diese Aufgaben erwarten dich bei uns:

• Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

• Rechnungsprüfung bei definierten externen Dienstleistern, insbesondere Abgleich gebuchter Leistungen mit Bestellungen, Leistungsnachweisen oder Lieferscheinen

• Sicherstellung und Koordination interner Workflows rund um Rechnungen, Kostenübernahmen, Rechnungskopien und ausstehende Fakturierungen

• Hilfe bei der Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten, Hochrechnungen und Budgetgrundlagen für den Geschäftsbereich Veranstaltungsmanagement

• Ansprechpartner*in für definierte externe Dienstleister und Unterstützung bei der laufenden Zusammenarbeit

• Unterstützung bei Marketingaktivitäten (u.a. Werbeflächen, Pflege der Website)

• Unterstützung bei operativen Projekten, Sonderthemen und Engpässen im Geschäftsbereich Veranstaltungsmanagement

• Mitarbeit bei internen Serviceaufgaben, z. B. Kundenerstkontakt, Tages-, Wochen- und Monatspläne, Nachmeldungen, Absagen, Archivierung und CRM-Pflege

• Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Besprechungsunterstützung, Reisebuchungen und -abrechnungen sowie weitere administrative Aufgaben für den Geschäftsbereich
  
  

Damit kannst Du uns begeistern

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann oder mit vergleichbarer Qualifikation

• Erfahrung im Veranstaltungsbereich, in kaufmännischer Assistenz, Projektassistenz oder Büroorganisation

• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Vertragsunterlagen und administrativen Workflows

• Sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Abläufe zuverlässig nachzuhalten

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie hohe Bereitschaft, mit Veranstaltungssoftware und IT-Systemen wie RUBIN zu arbeiten

• Serviceorientiertes Auftreten sowie klare und freundliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen

• Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit Unterlagen, Daten und internen Prozessen

• Eigeninitiative, Flexibilität und Bereitschaft, auch kurzfristig bei operativen Themen und Projekten zu unterstützen

• Interesse an den Abläufen eines Veranstaltungsbetriebs sowie an Schnittstellen zwischen Projektleitung, Finanzen, Marketing und Technik

Werde Teil unseres Teams!

Freue Dich auf eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten in unserem motivierten Team und zahlreiche Benefits.

Die Stelle ist in der Entgeltgruppe 9a TVöD eingruppiert. Je nach Erfahrungsstufe liegt das monatliche Tarifgehalt zwischen € 3.658,61 und € 4.979,97 brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit.

Schwerbehinderte und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!